Met een serie blogs biedt TPC Leadership professional services organisaties een helpende hand op het gebied van virtuele teams. In deze blog gaat Catherine Bardwell, TPC Leadership CRM partner, aan de hand van vier pijlers in op de belangrijkste uitdagingen van virtuele high-performance teams:
OOG HEBBEN VOOR VERSCHILLENDE PERSOONLIJKHEIDSPROFIELEN
Extraverte mensen geven meestal gemakkelijk hun mening in een virtuele omgeving. Introverten daarentegen hebben meer aanmoediging en hulp nodig om goed uit de verf te komen. Sommige persoonlijkheden hebben moeite met het gebrek aan routine en discipline bij het werken op afstand, anderen vinden het lastig om effectief deel te nemen de digitale omgeving.
Technologie
Het is belangrijk om open te staan voor nieuwe ideeën op het gebied van digitale technologie. “Schroom niet om verschillende tools te gebruiken”, adviseert Catherine. “Het is essentieel dat leiders en teams weten hoe ze technologie zoals Zoom en WhatsApp op operationeel niveau in kunnen zetten, en dat ze nadenken over hoe die technologie kan worden gebruikt voor verbinding in virtuele teams.”
Prestatie
Het kan moeilijk zijn om grip te krijgen op de ontwikkeling van het team wanneer je virtueel managet. Teamleiders moeten zich concentreren op het ervaringsleren van hun team, maar ook op hun vaardigheden en training.
Vertrouwen en intimiteit opbouwen
Langeafstandsrelaties werken niet altijd volgens Catherine, en virtuele teams kunnen hetzelfde lot ondergaan. Het is de taak van de teamleider om manieren te vinden om vertrouwen en intimiteit te behouden door mensen in staat te stellen hun mening te geven en zich vrij en veilig te uiten in een virtuele setting.
Andrea Cardillo, managing partner TPC Leadership, stelt het CLOCKS-model als strategie voor waarmee teams hun manier van werken kunnen observeren en verfijnen. “Het kan vooral nuttig zijn op directieniveau, waar gesprekken vaak inhoudelijk zijn – met een focus op strategie en operaties – terwijl er juist meer tijd moet worden besteed aan reflectie op de functie, relaties, cultuur en dynamiek van het team zelf.”
Het CLOCKS-model
CLOCKS is een acroniem voor zes dimensies en processen die nodig zijn om een team succesvol te laten zijn.
C — Common goals and vision (gemeenschappelijke doelen en visie). “Zorg ervoor dat het team duidelijkheid en afstemming heeft over wat het doet en waarom”, legt Andrea uit. “Maak een duidelijk onderscheid tussen het grote geheel – de visie van de organisatie – en de visie en het doel van het team.”
L — Leidership (leiderschap). Dit gaat niet alleen over het hebben van de juiste leiders, maar ook over het beslissen over de beste leiderschapsstijl om vooruitgang in jouw team te stimuleren.
O — Organisation and governance (organisatie en besluitvorming). “Zorg voor duidelijkheid en een grondig begrip van hoe het besluitvormingsproces is gestructureerd”, raadt Andrea aan. “Besluitvorming moet op de juiste manier worden benut en bedrijfsmodellen moeten op de juiste manier flexibel zijn.”
C — Communication routines (Communicatiemanieren). Soms gaat communicatie over inhoud, bijvoorbeeld wanneer besloten moet worden over de beste technologie om vergaderingen en operationele communicatie te vergemakkelijken. Maar Andrea legt uit: “Het is ook essentieel om te onderzoeken hoe we communiceren om positieve relaties en dynamiek binnen het team te bevorderen – hoe we communiceren om een niveau van vertrouwen en intimiteit te behouden, en hoe we met conflicten omgaan.”
K — Knowledge (Kennis). Ontwikkel een grondige beoordeling van kennis, vaardigheden en competenties die nodig zijn om de doelen van het team te bereiken.
S — Stakeholders Management Strategy (Strategie voor het beheer van belanghebbenden). Men geneigd zijn om naar boven te delegeren. Maar Andrea benadrukt het belang van het delen van een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en “samen te navigeren in relaties als één entiteit, op een manier die is afgestemd.”
Tip hoe met het CLOCKS-model te werken
Het gebruik van een framework zoals CLOCKS houdt de zaken eenvoudig. Denk na over elk van de dimensies, deel en bespreek ze openlijk met je team. Andrea stelt voor om een 20/80-benadering te gebruiken. Identificeer één gebied dat je met 20% zou kunnen verbeteren, waardoor je een verbetering van 80% in de resultaten krijgt. Maak een actieplan, werk ermee en review het. Behandel vervolgens je volgende prioriteit volgens hetzelfde proces.
Jouw wekelijkse uitdaging
- Gebruik het CLOCKS-model als kader om je team te observeren.
- Deel je observaties met jouw team.
- Maak een actieplan om eventuele problemen aan te pakken die uit jouw observaties naar voren zijn gekomen.
Op zoek naar krachtige virtuele teams in jouw organisatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jou kunnen helpen.
