Met een serie blogs biedt TPC Leadership professional services organisaties een helpende hand. In dit vierde artikel staan we stil bij de belangrijkste principes van besluitvorming.
Wanneer kwaliteitsbeslissingen efficiënt worden genomen, zullen teamleden eerder bereid zijn besluiten actief te ondersteunen en eraan bij te dragen. Buy-in zorgt voor een essentieel momentum en voorkomt een gevoel van onzekerheid dat kan ontstaan wanneer besluitvorming wordt uitgesteld of onduidelijk is.
Wat maakt besluitvorming effectief in een virtuele setting?
Vooral in virtuele omgevingen zijn duidelijk gedefinieerde principes belangrijk. “Als je bij elkaar zit, zie je vaak aan kleine signalen of teamleden het ergens mee eens zijn of niet”, legt TPC associate Peter Wall uit. “Maar in een virtuele setting ontbreken die signalen en spontane mogelijkheden om te checken of er overeenstemming is.” Dus hoe kun je er zeker van zijn dat de besluitvorming effectief blijft?
Zorg voor helderheid
Alvorens aan het besluitvormingsproces te beginnen, moet een teamleider de verwachtingen helder hebben. Peter legt uit dat er vaak verwarring bestaat over de aanpak. Doen teams mee aan de discussie waarin meerdere perspectieven worden besproken voordat een besluit wordt genomen? Of wordt er gewoon een besluit genomen, geïmplementeerd en geaccepteerd, ongeacht de mate van consensus?
“Denk ook na over hoe belangrijk het is om de eerste keer een helemaal perfecte beslissing te nemen”, adviseert Charles Brook, oprichter van TPC Leadership. “Heb je alle informatie en gegevens vooraf nodig, of moet je meer een prototypeperspectief hebben, met minimale productinformatie, actie ondernemen en vervolgens verdergaan als je meer gegevens beschikbaar hebt?”
Het kan verleidelijk zijn om een beslissing te nemen en verder te gaan, maar als de beslissing niet is vastgelegd en duidelijk verwoord, kan er sprake zijn van een verlies aan momentum. Peter legt uit dat zodra een beslissing is genomen, teamleiders “verantwoordelijkheid, tijdschema’s en follow-upmechanismen moeten verduidelijken” om ervoor te zorgen dat de uitkomst van de beslissing wordt gerealiseerd.
“Er is geen grotere verspilling van tijd dan wanneer een beslissing voortdurend wordt herzien, simpelweg omdat iemand het er niet mee eens was”, legt Peter uit. Wees duidelijk over onder welke omstandigheden een besluit wordt heroverwogen. Als er bijvoorbeeld iets wezenlijks is veranderd, is er een legitieme reden om opnieuw deel te nemen aan de discussie.
Op een lijn
Volgens Charles is ” afstemming, buy-in en commitment creëren de sleutel tot effectieve besluitvorming. Teamleden moeten zich betrokken en verbonden voelen met de beslissing om zich volledig in te zetten en te engageren.”
Zorg voor voldoende ruimte om te peilen of iedereen op één lijn zit – in een virtuele setting kan dit door middel van directe vragen stellen aan elk teamlid.
De beste teamleiders zullen strategieën hebben om met meningsverschillen om te gaan – iets wat je in elk team mag verwachten. “Creëer een ruimte waar het goed is dat mensen hun zegje kunnen doen en verwoorden als ze dingen anders zien”, raadt Peter aan. Laat alle meningen boven tafel komen, maar wees duidelijk over de mechanismen om verdeeldheid te beslechten.
Timing
Volgens Peter is een onderwerp tijdig bespreken essentieel. “Vaak zweeft er een netelig onderwerp op de achtergrond – iedereen weet dat het controversieel gaat worden, maar het is nummer zeven op de agenda. Tegen de tijd dat we bij punt 7 zijn, is er niet genoeg tijd, dus we pakken het half aan of stellen het uit tot de volgende vergadering.”
Teamleiders moeten ook de tijd nemen voor en rekening houden met verschillende werkstijlen. “Terwijl sommige mensen op de dag zelf verschijnen en zich in de discussie werpen, zullen anderen tijd willen hebben om na te denken en zich voor te bereiden”, legt Peter uit. Hij stelt voor om teamleden vooraf op de hoogte te stellen van het onderwerp, de doelen en eventuele gegevensanalyses die tot de beslissing kunnen leiden.
Wat is de ROI van effectieve besluitvorming?
Een van de grootste bronnen van frustratie in elk team is tijdverspilling – het idee om in rondjes te draaien en opnieuw naar genomen beslissingen te bekijken. “Bedenk hoeveel tijd je wint als je jouw besluitvormingsproces met slechts 10% verbetert”, zegt Peter. “Die tijd kan dan ergens anders worden gebruikt”, voegt Charles toe, “relaties opbouwen, plezier maken of meer doen.”
Jouw wekelijkse uitdaging
• Verwoord en breng in kaart wat jouw besluitvormingsproces is, inclusief mechanismen voor vastlegging en opvolging.
- Nadat deze week beslissingen in jouw team zijn genomen, controleer je of jouw teamleden op één lijn zitten. d.w.z. op een schaal van 1-10, hoe toegewijd ben je aan de beslissing die we hebben genomen?
- Betrek jouw team bij het beoordelen van hoe goed zij denken dat het team het doet bij het nemen van beslissingen. Doe dit met behulp van een Plus Delta-methode, d.w.z. wat doen we goed? Wat kunnen we doen om het in de toekomst nog beter te maken?
Wil je de besluitvorming in jouw virtuele teams aanscherpen? Neem contact met ons op om te zien hoe wij jou kunnen helpen.
