Het afgelopen jaar heeft iedereen zich noodgedwongen verdiept in virtueel vergaderen. Voor ons bij TPCL is dit niets nieuws. Met kantoren in 15 landen over de hele wereld is veel van onze interne communicatie in een of andere vorm online.
Maar wat doe je als je standaardvergadering met slechts een paar mensen niet voldoende is en je een groter evenement wilt hosten? Dat was de uitdaging waar we voor stonden tijdens de planning van onze twintigste verjaardag. Een evenement waarvan we altijd dachten het face-to-face te organiseren.
Hoe breng je meer dan 100 teamleden, klanten en partners uit 80 landen samen op een manier dat elk individu op een zinvolle manier deelneemt aan het evenement? Lees hieronder wat wij hebben geleerd over hoe je een succesvolle, virtuele internationale ronde tafel houdt.
Vergeet de regels
Wanneer je een evenement organiseert, is de verleiding groot om elk moment te willen beheersen om er zeker van te zijn dat het een succes wordt. Maar wil je een echt democratische ontmoeting hebben, dan is het essentieel om veel traditionele regels en vooroordelen opzij te zetten.
Wij hebben bewust gekozen voor een rondetafelstructuur van ons evenement, omdat dit per definitie elk individu als gelijke naast elkaar plaatst, barrières wegneemt en samenwerking mogelijk maakt. Zoals een van onze hosts bij de start uitlegde: “In de cirkel kan iedereen op gelijke voet deelnemen.”
De cirkel is een formaat dat mensen al eeuwen gebruiken. Het is het palaver onder de Afrikaanse bomen, de powwow van de indianen, de discussietafel bij de VN.
In onze rondetafelbijeenkomst was er weinig traditioneel leiderschap, maar facilitators die het evenement begeleidden. Deze facilitators werkten niet met een agenda voor de afgevaardigden. In plaats daarvan hebben we volgens het Open Space Technology (OST)-formaat, ontwikkeld door Harrison Owen in de jaren zeventig, samen de agenda opgesteld door iedereen de gelegenheid te geven op die dag ideeën voor onderwerpen naar voren te brengen.
Omdat door COVID-19 mensen op een bijzondere manier geïsoleerd waren, wilden we een evenement houden dat een gevoel van verbondenheid creëerde. Daarnaast zagen we het ook als een manier om vorm te geven aan de komende 20 jaar TPC-leiderschap. OST wordt vaak gebruikt om complexe problemen met veel betrokken partijen aan te pakken, zoals bij NASA en Unicef.
Het doel van ons eigen OST-evenement was eenvoudig. Om de kwesties die voor ons als bedrijf het belangrijkst zijn naar voren te laten komen. Om elke stakeholder (inclusief klanten!) een kans te geven hun mening en ideeën te delen. En om een gevoel van echt eigenaarschap en een doel te creëren, iets wat je met een top-down conferentie niet bereikt.
Vergeet niet te plannen
Hoewel je OST-evenementen niet plant in de traditionele zin – het is bijvoorbeeld niet nodig om sprekers te plannen of een agenda uit te werken – is er nog steeds wel een zekere mate van organisatie nodig. Het is belangrijk om na te denken over de praktische aspecten van hoe mensen deelnemen en over structuren die vrijheid van denken, discussie en interactie mogelijk maken.
We wisten van tevoren dat we twee discussiesessies zouden hebben, daarna een kans om na te denken over wat er was besproken, gevolgd door een laatste sessie waarin mensen ideeën konden aandragen voor nieuwe projecten voor ons bedrijf.
Om deelnemers in staat te stellen ideeën en onderwerpen virtueel naar voren te brengen, hebben we een eenvoudig live Google Doc gemaakt met vooraf gedefinieerde ruimtes waarin mensen de ideeën konden typen die ze wilden bespreken. Elke ruimte kwam overeen met een brainstormruimte waar een bepaald idee zou worden behandeld als onderwerp van een mini-workshop.
Deelnemers die met ideeën kwamen, hadden één primaire verantwoordelijkheid: ‘aanwezig zijn’ in de brainstormruimte om de uitwisselingen te starten. Elke ruimte kreeg een naam – we kozen muzikanten van over de hele wereld – wat tot correspondeerde met de naam van een Zoom-breakoutroom.
Dit betekende dat elke deelnemer, nadat ideeën naar voren waren gebracht, naar de brainstormruimte – en het onderwerp – kon gaan dat hem of haar het meest interesseerde. Daar zou de persoon die het onderwerp had voorgesteld de discussie faciliteren, aantekeningen maken in de betreffende ruimte in hetzelfde Google Doc. Zo creëerden we een gezamenlijk naslagwerkvan het evenement.
Op de dag van het evenement waren er twee hosts aanwezig om het format te introduceren en nog twee achter de schermen om ervoor te zorgen dat de technologie correct werkte en om eventuele vragen te beantwoorden. Er waren maar weinig problemen die moesten worden opgelost. Het is verbazingwekkend hoe goed dingen werken als je mensen in staat stelt om eigenaar te worden van een evenement.
Vertrouw op het proces
Natuurlijk is OST-facilitering niet gebruikelijk voor een internationaal evenement en we realiseerden ons dat sommige mensen het gebrek aan structuur als een drempel beschouwden. Deelnemers vinden het vaak gemakkelijker als hun wordt verteld wat ze moeten doen en wanneer. Het is belangrijk om deze zorgen openlijk te bespreken.
In plaats van iemand in onzekerheid te laten, hebben we dit heikele punt meteen aangepakt door de vier regels van OST uit te leggen. Onze hosts benadrukten dat je je geen zorgen hoeft te maken of er iemand naar je kamer komt. Vertrouw er in plaats daarvan op dat de mensen die komen de juiste mensen zijn – en als je er alleen voor staat, gebruik het dan als een kans om rustig na te denken over het onderwerp waarin je geïnteresseerd bent.
Weet ook dat wat er ook gebeurt, het enige is dat kan gebeuren. Probeer geen controle uit te oefenen over de procedure. Elke keer dat het begint, is dat het juiste moment om te beginnen. En als het voorbij is, is het voorbij. En dat is oké.
We werden ook aangemoedigd om de “Wet van twee voeten” te gebruiken. In plaats van te lang in een kamer te blijven, zeiden onze hosts, wees bewust van het moment waarop je niets meer leert of niets nuttigs meer kunt bijdragen en ga dan gerust naar een andere kamer.
Bestuif en/of wees alert op je eigen behoeften
De facilitators nodigden iedereen uit aan je eigen behoeften te denken. In een OST ben je vrij om bij te dragen, na te denken, te denken, te voelen, te eten of een kopje koffie te halen wanneer je maar wilt.
Wees niet bang om bijen te zijn die ideeën kruisbestuiven door van ruimte naar ruimte te gaan. En oordeel niet over de ‘vlinders’ die misschien stilletjes op één plek lijken te zitten zonder veel te zeggen, maar op hun eigen manier net zo betrokken zijn.
Een rondetafelgesprek is echt succesvol wanneer iedereen in staat wordt gesteld om bij te dragen en zichzelf te leiden, in plaats van te horen wat ze moeten doen. Maar dat houdt in dat je ze toestemming moet geven om precies dat te doen. Het is voor velen van ons contra-intuïtief, maar ongelooflijk krachtig als we het omarmen.
Het 20-jarig jubileumevenement van TPCL was, in de woorden van de aanwezigen, een groot succes. Let op ons volgende bericht waarin we wat feedback zullen delen van degenen die aan het evenement hebben deelgenomen.
En als je meer wilt weten over hoe je het potentieel van OST binnen jouw organisatie kunt benutten, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
@ TPCL (2021)
