DOOR PAULA ABRAMOVICZ ERLICH
Eind augustus voerde onze TPCL-vestiging in Brazilië zijn eerste live off-site uit sinds het begin van de pandemie. Paula Abramovicz, managing partner van ons kantoor in Brazilië, deelt graag haar ervaringen over deze face-to-face bijeenkomst met een grotere groep sinds lange tijd. Lees hier haar verslag en tips voor een off-site.
Verbinding maken
Onze klant wilde zijn team graag bij elkaar hebben, zodat iedereen na lange tijd weer in levenden lijve contact met elkaar kon maken. Het was geweldig om met een groep in een ruimte aanwezig te zijn en aan de toekomst van de organisatie te bouwen.
Alle deelnemers, inclusief wijzelf, waren erg blij om na vijf maanden niet op kantoor te zijn geweest een dag vol interactie en leren samen door te brengen.
Waar moet je op letten
We delen enkele best practices van de off-site met het oog op de corona-regels.
- De bijeenkomst was buiten en gedeeltelijk online. We hadden een alternatieve datum voor het geval het regende.
- Alle deelnemers werden twee dagen voor de off-site getest op Covid.
- Tijdens de workshop was er voldoende ruimte tussen de deelnemers en droeg iedereen een masker.
- Eten werd van tevoren gekozen, individueel verpakt en geserveerd in lunchtassen.
- Pauzes waren buiten en we vermeden activiteiten waarbij mensen (onbewust) te dicht bij elkaar konden staan.
- Handgel om te desinfecteren werd overal ter beschikking gesteld.
- De deelnemers reisden apart om nauw contact te vermijden.
Onze belangrijkste les
Onze ervaring leert ons dat een bijeenkomst beter verloopt als we iedereen in dezelfde ‘ruimte’ hebben: of online of live.
Een aantal deelnemers deed mee via videoconferenties. Het was essentieel dat iemand zich op hen concentreerde, ervoor zorgde dat ze erbij bleven, samen “breakouts” deden en toezicht hield op schriftelijke vragen.
Het is een uitdaging om de online deelnemers bij te laten dragen aan de bijeenkomst zonder de “flow” van de off-site te onderbreken, aangezien technologie kan falen en de groep opgesplitst is.
Online en offline combineren
Bij de start van het thuiswerken, spraken veel klanten over het einde van het fysieke kantoor. Na zes maanden in afzondering blijft face-to-face interactie fundamenteel. Mensen zijn de schermen en het gebrek aan verbinding met anderen beu.
Het ‘nieuwe normaal’ zal, voorlopig, waarschijnlijk een hybride manier van werken blijven. Het thuiskantoor, dat voorheen als uitzondering werd gezien, wordt nu door iedereen geaccepteerd, maar mensen willen nog steeds samen zijn en hebben dat nodig!
We delen graag onze ervaringen over hoe je bijeenkomsten kunt organiseren in deze tijden van pandemie en op afstand werken. Neem contact op met ons kantoor in Nederland voor een vrijblijvend gesprek.
