Klachtenprocedure

5.1 TPC Leadership hanteert een tweetraps klachtenafhandelingsprocedure. Volgens onze Klachtenprocedure is het ons doel om klachten altijd naar tevredenheid op Niveau Eén op te lossen zonder verdere gang naar Niveau Twee. Indien u aan het einde van Niveau Eén niet tevreden bent, kunt u uw klacht escaleren naar Niveau Twee.

5.2 Niveau Eén

1. Na ontvangst van je klacht, zal de Kwaliteitsmanager zoals hierboven vermeld in Sectie 4.1 de klacht registreren in ons klachtensysteem en binnen twee (2) Werkdagen de ontvangst ervan schriftelijk bevestigen, met vermelding van een Klachtreferentie.

2. Wanneer we de ontvangst van uw klacht bevestigen, geven we ook de details van uw klachtbehandelaar. Dit kan de Kwaliteitsmanager zijn aan wie de oorspronkelijke klacht was gericht (zoals hierboven) of de klacht kan worden toegewezen aan een ander geschikt lid van ons team. Als uw klacht betrekking heeft op een specifieke werknemer of onderaannemer, zal die persoon op de hoogte worden gesteld van uw klacht en een eerlijke en redelijke kans krijgen om te reageren. Eventuele communicatie tussen jou en de betreffende medewerker of onderaannemer dient uitsluitend via de Klachtenbehandelaar te verlopen en we vragen u respectvol om niet rechtstreeks contact op te nemen met de betreffende medewerker of onderaannemer over de klacht terwijl we bezig zijn om deze op te lossen.

3. Als we meer informatie of bewijsmateriaal van u nodig hebben, zal de Klachtenbehandelaar zo snel als redelijkerwijs mogelijk is contact met u opnemen om hierom te vragen. We vragen u redelijke inspanningen te leveren om dergelijke informatie of bewijs snel te leveren om vertraging van het klachtenafhandelingsproces te voorkomen. Als u om wat voor reden dan ook niet in staat bent om dergelijke informatie of bewijs te leveren, zullen we al het redelijke doen om zonder deze informatie of dit bewijs verder te gaan, maar wees u ervan bewust dat we niet om meer informatie of bewijs zullen vragen, tenzij we het belangrijk vinden voor een succesvolle afhandeling van uw klacht. We streven ernaar om Niveau Eén- klachten binnen vijftien (15) werkdagen op te lossen, maar in sommige gevallen, vooral als uw klacht complex van aard is, kan dit niet mogelijk zijn. Als dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, wordt u op de hoogte gesteld van de vertraging, de waarschijnlijke duur van de vertraging en de redenen daarvoor.

4. Aan het einde van de Niveau Eén klachtenprocedure, ongeacht de uitkomst, zullen wij u voorzien van alle details van ons onderzoek, onze conclusies uit dat onderzoek en eventuele actie die naar aanleiding daarvan is ondernomen. U wordt ook herinnerd aan uw recht om de klacht te laten escaleren naar Niveau Twee.

5.3 Niveau Twee

1. Als u niet tevreden bent met de afhandeling van uw klacht op Niveau één, kunt u binnen vijf (5) werkdagen de klacht laten escaleren naar Niveau Twee. Uw klacht zal eerst worden behandeld door de voorzitter van TPC Leadership Global. Indien verdere escalatie aan de orde is zal er een mediator worden ingeschakeld en daarna behandeld worden door een Beroepsbehandelaar.

2. Bezwaren/escalatie, onder vermelding van uw oorspronkelijke Klachtreferentie, moeten worden gericht aan uw oorspronkelijke Klachtbehandelaar die het verzoek zal doorsturen naar de voorzitter van TPC Leadership Global. De ontvangst hiervan wordt binnen twee (2) werkdagen schriftelijk bevestigd. Wanneer wij de ontvangst bevestigen zullen wij ook de gegevens van de voorzitter van TPC Leadership Global of bij nog verdere escalatie de mediator of Beroepsverantwoordelijke verstrekken.

3. Als uw klacht betrekking heeft op een specifieke werknemer of onderaannemer, zal die persoon op de hoogte worden gesteld van uw beroep en de gelegenheid krijgen om te reageren. Eventuele communicatie tussen u en de werknemer of onderaannemer in kwestie dient uitsluitend plaats te vinden via de persoon die de klacht behandelt en we vragen u met alle respect om niet rechtstreeks contact op te nemen met de werknemer of onderaannemer in kwestie over de klacht terwijl we bezig zijn om deze op te lossen.

4. Als wij verdere informatie of bewijsmateriaal van u nodig hebben, zal de voorzitter of, indien nodig bij nog verdere escalatie de Mediator of Beroepsbehandelaar zo snel als redelijkerwijs mogelijk is contact met u opnemen om hierom te vragen. Wij vragen u redelijke inspanningen te leveren om dergelijke informatie of bewijs snel aan ons te leveren om vertraging van het klachtenafhandelingsproces te voorkomen. Als u om wat voor reden dan ook niet in staat bent om dergelijke informatie of bewijs te verstrekken, zullen wij al het redelijke doen om zonder deze informatie of dit bewijs verder te gaan, maar u dient zich ervan bewust te zijn dat wij niet om meer informatie of bewijs zullen vragen, tenzij wij van mening zijn dat dit belangrijk is voor de succesvolle afhandeling van uw klacht.

5. Wij streven ernaar om Niveau Twee Klachten binnen tien (10) werkdagen op te lossen, maar in sommige gevallen, vooral als uw klacht complex van aard is, kan dit niet mogelijk zijn. Als dit om wat voor reden dan ook niet mogelijk is, word je op de hoogte gesteld van de vertraging, de waarschijnlijke duur van de vertraging en de redenen daarvoor.

6. Aan het einde van de Niveau Twee procedure, ongeacht de uitkomst, zullen wij u voorzien van alle details van ons onderzoek, onze conclusies uit dat onderzoek, en eventuele actie die als gevolg daarvan is ondernomen. Onze beslissing in dit stadium is definitief.