In deze serie bieden we als TPC Leadership een helpende hand aan professional services-organisaties. In deze tweede blog bekijken we hoe jij jouw virtuele team klaarstoomt voor succes. Wat zijn de belangrijkste componenten om efficiënt te functioneren? Hoe zorg je ervoor dat je een team bouwt dat gedijt in hybride werkomgevingen?
Zo maak je je team succesvol
De best functionerende teams draaien op duidelijkheid. Ze weten wat het doel van de organisatie is en wat hun doelstellingen daarbinnen zijn. Elk teamlid kent zijn rol en verantwoordelijkheid, zowel in relatie tot het bedrijf als het team. Motivators, timekeepers of praktische ondersteuning aan het team geven, iedereen weet wat hem/haar te doen staat.
Een succesvol team is ook gebaseerd op een omgeving waarin teams elkaar ondersteunen en vertrouwen. Teams die achter elkaar staan, elkaar op een opbouwende manier uitdagen en een groeimindset omarmen, staan model voor hoge prestaties.
De 4 pijlers voor het opzetten van een virtueel team
Catherine Bardwell, CRM-partner, vertelt dat ze als high-performance teamcoach vaak verwijst naar het GRPI teameffectiviteitsmodel van Rubin, Plovnick en Fry. Het is een van de eerste modellen in zijn soort, maar nog steeds essentieel en is gebaseerd op 4 pijlers:
Ondersteunend gedrag — teamprestaties zijn gebaseerd op frequente, eerlijke communicatie. Iedereen helpt elkaar en begrijpt hoe individuen werken en in het team passen. Een gemeenschappelijk, helder doel is daarbij essentieel.
Effectief proces — er is binnen het hele team duidelijkheid over alle processen, van vergaderingen tot besluitvorming tot verantwoording en beoordelingen.
Duidelijke rollen — de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden en leiders zijn duidelijk gedefinieerd. Bij het vaststellen van rollen spelen de beste leiders in op de sterke punten van hun team. Charles Brook, oprichter van TPC Leadership, licht toe: “Je wil niet iemand in de verdediging die van nature een spits is.”
Gedeelde doelen — teamdoelstellingen worden gedeeld en individuen begrijpen hoe hun prestaties het grotere geheel beïnvloeden. Communicatie van doelen en voortgang is continu en transparant.
Hoe kunnen we virtuele teams verder verbeteren?
Het is belangrijk om regelmatig de basisregels te herhalen. Herinner mensen eraan hun microfoon op stil te zetten, hun camera aan te houden en om mobiele telefoons uit te schakelen tijdens vergaderingen. Moedig teams aan om te luisteren, maar niet te onderbreken, om ideeën creatief uit te dagen en voort te bouwen op de ideeën van anderen. Bevorder positief gedrag en evalueer openlijk hoe goed teams dit aannemen.
Kijk als leider hoe je het team bij elkaar kunt brengen en ervoor zorgt dat iedereen samenwerkt. Elk team heeft extraverte mensen die veel zendtijd in beslag nemen, dus creëer ruimte voor introverte mensen om hun zegje te doen door iedereen gestructureerde, gerichte tijd te geven om te spreken en zich voor te bereiden. Catherine stelt voor om de agenda vóór de vergadering op te sturen.
Charles waarschuwt dat periodiek geagendeerde vergaderingen saai kunnen zijn. Hij pleit voor afwisseling in stijl en focus. Zo kan je bijvoorbeeld vergaderingen plannen die puur operationeel zijn, en andere die uitsluitend gericht zijn op innovatie of die ruimte bieden om kwetsbaarheden te delen. Het kan een goed idee zijn om een maandelijkse verantwoordingbijeenkomst op te nemen, gevolgd door een forum om successen te vieren. “Het is zo gemakkelijk om gewoon naar de volgende uitdaging te kijken zonder de tijd te nemen om het te vieren.”
Wat is de ROI van een succesvol team?
Investeren in succesvolle teams kost inspanning en hard werken, maar Catherine en Charles geloven dat de ROI het meer dan waard is. Betrokken, gemotiveerde teams met een can-do-attitude zijn innovatief, proactief en hongerig naar succes. Ze zullen talent behouden en aantrekken, de concurrentie verslaan en resultaten boeken.
Meer weten over het bouwen van succesvolle teams in jouw organisatie? Neem contact met ons op om te zien hoe wij u kunnen helpen.
