Pasgeleden voerde ik een goede discussie over hoe je virtuele meetings het beste kunt organiseren.

De meeste vergaderingen doen we tegenwoordig virtueel. Daarom ging ik op zoek naar virtuele meetingtips onder een groep leidinggevenden. Lees hier wat eruit kwam.

1. Skip de updaterondes. Vraag deelnemers aan een telefonische meeting niet meer om updates. Daarvoor in de plaats stellen we voor dat iedereen voor aanvang een korte geschreven update rondstuurt, zodat alle deelnemers deze voor, tijdens of na de meeting kunnen lezen. Dat zorgt voor een verschuiving van interactie tussen jou en elke deelnemer naar een open discussiemodel tussen alle genodigden. Dit voorkomt verloren tijd voor mensen die niet aan de beurt zijn (en dat iedereen zijn e-mail gaat checken). Hiermee houd je iedereen bij het hele gesprek betrokken.

2. Met naam aanspreken. Wat helpt om een interactieve discussie op gang te krijgen, is iedereen aanspreken met zijn of haar naam. En als de mogelijkheid er is, gebruik dan een webcam in plaats van alleen een telefoonverbinding of vraag mensen om te lopen als ze aan het praten zijn.

3. Gerichte vragen stellen. Je kunt ook een aantal vragen stellen om betrokkenheid en groepsdiscussie te stimuleren.

  • Waar ben je het meest trots op sinds de laatste keer dat jullie elkaar gesproken hebben?
  • Waar heb je het meeste last van in je werk?
  • Waar kunnen we je als team mee helpen tussen nu en de volgende keer dat we elkaar spreken?

Als je je meeting rond deze drie vragen organiseert, heb je een hele andere dynamiek dan wanneer je het updatemodel gebruikt.

Deel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *