8 tips hoe je met persoonlijk contact meetings en presentaties efficiënt kunt organiseren

Genodigden voor een meeting stellen het op prijs dat je als organisator zo effectief mogelijk met hun tijd en volle agenda omgaat. Heb je de juiste mensen uitgenodigd? Waarom nodig je hen uit? En als je zelf bent uitgenodigd voor een meeting, is jouw aanwezigheid dan echt nodig? Allemaal vragen die helpen vergaderen strategisch aan te pakken.

Lees hier onze tips om meetings efficiënt voor te bereiden zodat je de input krijgt die je nodig hebt en deelnemers het gevoel hebben dat ze echt iets bijdragen:

1. Nodig alleen de mensen uit die echt nodig zijn. ‘Stamgasten’ bestaan niet.
2. Wees duidelijk waarom je iemand uitnodigt. Welke input en expertise heb je van deze deelnemer nodig?
3. Hoe kun je ervoor zorgen dat de meeting interessant en effectief is voor iedereen? Peil dat van tevoren bij de deelnemers.
4. Wees in je uitnodiging duidelijk waarom deze vergadering nodig is en wat er je ermee wilt bereiken. Wat is het gewenste resultaat van deze meeting met het oog op je doelstellingen?
5. Je kunt niet altijd alles bereiken wat je zou willen in die ene bijeenkomst. Bedenk goed waarmee je wilt dat de deelnemers aan het eind van deze vergadering minimaal de deur uitlopen.
6. Stuur ruim van tevoren de agenda. Per agendapunt kun je een voorstel doen voor de tijd die jij denkt dat nodig is om naar het uiteindelijke doel van de bijeenkomst toe te werken. Dat geeft jou als facilitator de mogelijkheid te sturen in de tijd per topic en in de interactie tussen de deelnemers.
7. Bedenk van te voren hoe wil je dan dat het publiek jou ziet als je een presentatie geeft. Hoe wil je dat ze jouw verhaal ervaren?
8. Gebruik PowerPoint echt als hulpmiddel. Voor een presentatie van tien minuten heb je maximaal vijf slides nodig. Elke slide is een weergave van wat je met je toehoorders wilt bespreken. Het interessants ben jij als verbindende schakel tussen het publiek en jouw presentatie. Het is wel handig om twee versies van een presentatie te hebben: een die je voor de meeting als hand-out uitdeelt of als e-mail uitstuurt. De tweede is een samengevatte versie van de bijeenkomst.