Nieuwe werknemers zijn sterk afhankelijk van persoonlijke interacties en spontane ontmoetingen om de cultuur en manier van werken van een bedrijf te leren kennen. Maar voor nieuwe teamleden die op afstand werken, ontbreekt het aan die natuurlijke en persoonlijke steun.
Medewerkers die nieuw starten in een organisatie en op afstand werken, kunnen het moeilijk vinden om toegang te krijgen tot managementondersteuning en een groter netwerk om uit te vinden waar informatie is opgeslagen, met wie ze moeten praten of om gesprekken te voeren die enthousiasme, creatieve ideeën en innovatie opwekken.
Zonder een effectief onboardingproces riskeren nieuwe medewerkers in een externe werkomgeving sociaal isolement, verlies van vertrouwen en kunnen ze uiteindelijk het bedrijf verlaten.
Hoe kun je effectief onboarden in een externe omgeving?
Frouke Horstmann, Managing Partner bij TPC Leadership Netherlands, herinnert zich een vriendin die het moeilijk had toen ze in een nieuwe functie op een universiteit op afstand startte. Niemand legde uit hoe het werkte, niemand vroeg haar hoe het ging of stelde haar voor aan collega’s.
“Je moet systematisch te werk gaan”, zegt Charles Brook, oprichter en Managing Partner bij TPC Leadership UK. “Begin met het grote geheel en leg de positieve kanten en uitdagingen van de bedrijfscultuur uit.”
Stel je nieuwe teamleden voor aan de mensen die voor hen noodzakelijk zijn om te kennen en help hen die relaties op te bouwen. Maak een netwerkkaart met daarop de belangrijkste stakeholders. Koppel nieuwe mensen aan een buddy of mentor, zodat ze toegang hebben tot een ander perspectief en een uitlaatklep om vragen te stellen.
“Het is belangrijk dat nieuwe teamleden contact hebben met mij, ook als leider”, zegt Charles. “Niet alleen om te vragen naar hun prestaties, maar ook naar wat ze leuk vinden of wat ze stressvol vinden.”
Mensen zijn veerkrachtiger en effectiever als ze verbinding maken met betekenis en doel. “Laat hun weten hoe hun inbreng zich verhoudt tot de rest van het bedrijf”, zegt Charles, “en dat ze een belangrijk radertje in de machine zijn.”
Hoge prestaties stimuleren en behouden
Frouke verwijst naar een concept dat kan worden gebruikt als basis voor het bouwen van je onboardingplan, bekend als de ‘Components of Sustained High Performance’.
De vier componenten zijn cruciaal voor blijvende hoge prestaties en worden geïntegreerd in het onboardingproces van nieuwe medewerkers.
Prestatie – bedenk wat je op korte termijn hoopt te bereiken, zoals het leren kennen van collega’s, en welke prioriteiten cruciaal zijn voor de organisatie.
Leren – verduidelijk je favoriete en meest efficiënte manier van leren. Dit kan zijn door middel van lezen of regelmatige check-ins met collega’s en leiders.
Betekenis – zorg ervoor dat je begrijpt hoe jouw baan zich verhoudt tot de bredere doelstellingen van de organisatie. Bedenk hoe je het beste waarde kunt toevoegen en wat voor jou zinvol is.
Plezier – denk na over wat je werk leuk maakt. Dat kunnen koffiegesprekken zijn, gewone één-op-één-gesprekken of een teampubquiz.
Wat is de ROI van effectief management van nieuwe teamleden?
Tijd nemen om nieuwe mensen met elkaar, hun team, informatie, sleutelfiguren en het doel van de organisatie te verbinden, vermindert silowerk – iets wat klanten van TPC Leadership vaak als een enorme uitdaging zien.
“Meer cross-virtualisatie tussen mensen en teams stimuleert creativiteit, innovatie en holistische oplossingen”, zegt Frouke. “Uiteindelijk is er een groter gevoel van verbondenheid en een grotere betrokkenheid.”
“Vanuit het perspectief van een leider”, zegt Charles, “hoe sneller een nieuwe werknemer in staat is om eigenaarschap en verantwoordelijkheid te nemen en zichzelf productief te bewijzen, hoe beter het is voor het project en de bredere organisatie.”
Effectieve onboarding kost tijd, maar voegt uiteindelijk waarde toe voor het individu, het team en de organisatie. “Hoe langzamer je in het begin gaat”, zegt Frouke, “hoe sneller je resultaten zult hebben.”
Wil je het beste uit je nieuwe teamleden halen? Neem contact met ons op om te zien hoe wij jou kunnen helpen.
Als je je wilt aanmelden voor onze gratis trainingsmodules voor virtuele teams, registreer je dan hier.
