Hoewel technologie ons tijdens de pandemie verbonden hield, mogen we de basisverwachtingen van menselijke interactie niet vergeten, want naarmate de periode van werken op afstand voortduurt, worden te veel van ons ‘uitgezoomd’.
Haal het meeste uit technologie en virtuele teams
“Het is belangrijk dat wanneer we via technologie verbinden, we ook als mensen verbinden”, meent TPC Leadership Nederland associate Jacco Levits. Om het beste uit virtuele teams te halen, moet je het eens zijn over verwachtingen en deze in een raamwerk gieten. Dat geldt voor zowel het team als de bredere organisatie. “Als een gedrag als onbeleefd wordt beschouwd bij een persoonlijke ontmoeting, is het evenzo onbeleefd via technologie.”
Basisverwachtingen voor virtuele vergaderingen zijn: op tijd zijn, mobiele telefoons uitschakelen, iedereen de camera aanhouden en oogcontact maken door in de camera te kijken, vooral als je met meerdere schermen werkt. Catherine Bardwell, TPC Leadership UK associate partner, zegt: “Zonder de camera verlies je al die menselijke signalen – lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen – die mensen helpen elkaar te begrijpen en relaties op te bouwen.”
Technologie is altijd in ontwikkeling. Om de paar weken zijn er updates beschikbaar waarmee we nieuwe dingen kunnen proberen – break-out rooms in Zoom bijvoorbeeld – dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van die ontwikkelingen, legt Jacco uit, zodat jij en je teams regelmatig beschikbare updates uitvoeren.
Catherine raadt aan om de manier waarop je technologie gebruikt te variëren. “Wees creatief en spontaan om te voorkomen dat interacties stagneren”, zegt ze. “Houd virtuele meetings terwijl mensen in de natuur wandelen of schakel voor de verandering eens over op een telefoontje.”
Test je technologie
Test de technologie altijd 24 uur voor een meeting en zorg voor een noodplan voor het geval je merkt dat het platform niet werkt of dat je wifi geen verbinding maakt. Controleer je instellingen om er zeker van te zijn dat je camera werkt en correct is geplaatst en dat je microfoon en luidsprekers werken. Jacco suggereert dat “jouw geluid misschien helderder blijkt te zijn zonder een headset, dus het is de moeite waard om dat uit te vinden.”
Catherines tips voor efficiënt gebruik van je camera zijn: je verlichting aanpassen zodat je gezicht duidelijk te zien is en je achtergrond netjes en passend is; bloemen of boeken kunnen effectief zijn.
Gaan we terug naar pre-pandemische manieren van werken?
Onze massale overstap naar werken op afstand heeft de normen van de manier waarop we werken uitgedaagd. “We mogen niet vergeten dat werken vanuit een kantoor van 9 tot 5, vijf dagen per week conventies zijn die voortkwamen uit de industriële revolutie en werden overgedragen naar diensteneconomieën”, legt Jacco uit. “Maar tot nu toe hebben we ze niet bevraagd.”
De pandemie heeft ons in staat gesteld om de manier waarop we werken te heroverwegen en inspireerde tot innovatie en een frisse manier van denken. Maar voegt Jacco toe: “Er zijn bepaalde interacties die face-to-face beter werken, zoals creatief brainstormen in groepen of vertrouwen scheppen als het gaat om belangrijke relaties met belanghebbenden waarbij vertrouwen de basis is van je samenwerking op strategisch niveau.”
“Uiteindelijk keren we terug naar een aantal van de oude manieren van werken, maar het zal anders en flexibeler zijn”, zegt Jacco. “Onze werkgewoonten zullen eindelijk worden aangepast aan het leven van de 21e eeuw.”
Op zoek naar goed presterende teams op afstand? Neem contact met ons op om te zien hoe wij jou kunnen helpen.
Als je je wilt aanmelden voor onze gratis trainingsmodules voor virtuele teams, kun je je hier registreren.
